Положение о корпоративной карте образец

Положение о корпоративной карте образец

Скачать образец бесплатно. Порядок использования корпоративных банковских карт

Виды корпоративных карт и их назначение. Корпоративная карта — это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. С помощью корпоративной карты они могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны.
Корпоративная банковская пластиковая карта, так же как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Ее особенность заключается в том, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одно отличие корпоративных карт от прочих — сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, т.е. распоряжается средствами организации.
Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт с банком. К договору необходимо приложить следующие документы:
— список сотрудников, которые будут пользоваться картами (подписывается руководителем и главным бухгалтером). Подписи держателей карт должны быть заверены печатью юридического лица;
— копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты (подписываются руководителем и скрепляются печатью юридического лица);
— договоры об использовании банковских карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному клиентом — юридическим лицом — в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства.
Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды корпоративных карт:
— расчетную карту. Ее держатель может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
— кредитную карту. Ее держатель может совершать операции за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
Для осуществления учета и контроля над движением корпоративных карт целесообразно разработать положение о порядке их использования и регистр, в котором будут отражены следующие данные: номера карт, Ф.И.О. держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Не стоит забывать и об ответственности работника. При разработке положения о порядке использования корпоративных карт ее следует установить в следующих случаях:

— за непредставление документов, подтверждающих целевое использование денежных средств;
— за несвоевременное сообщение о потере или хищении корпоративной банковской карты в целях блокировки операций по ней.
Порядок осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, установлен Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П).
Правила осуществления расчетов за товары с помощью кредитных карт определены в п. 2.2.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5.
Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выписка банка.
Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Специальные счета в банках».
В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации должен получить документы, подтверждающие расходы, произведенные им по карте. Такими документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т.д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов (п. 3.3 Положения N 266-П).

Организуем использование корпоративных карт

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Читайте также:  Формирование и функционирование банковской системы в рф

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

  • разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»);
  • ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
  • прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Примечание. Подробнее о бухучете читайте в следующем номере.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
  • порядок действий при утрате карты;
  • виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании (фрагмент)

—————————————————————————¬
¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦
¦ ¦
¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦
¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦
¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦
¦распоряжению руководителя компании. ¦
¦ 3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦
¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦
¦полной материальной ответственности. ¦
¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦
¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦
¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦
¦ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦
¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦
¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦
¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦
¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦
¦ 3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦
¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦
¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦
¦карт (приложение N 3). ¦
¦ 3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦
¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦
¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦
¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦
¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦
¦блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет¦
¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦
¦держателя карты. ¦
¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦
¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦
¦лицам. ¦
¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦
¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦
¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦
¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦
¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦
¦банком-эмитентом. ¦
¦ 3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦
¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦
¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦
¦(счету). ¦
¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦
¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦
¦территории РФ не разрешается. ¦
¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦
¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦
¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦
¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦
¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦
¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦

Читайте также:  Ижку что значит в платежке

¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦
¦данный пункт. ¦
¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦
¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦
¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦
¦месяца. ¦
¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦
¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦
¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦
¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦
¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦
¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦
¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦
¦Федерации. ¦
¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦
¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦
¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦
L—————————————————————————

Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты

—————————————————————————¬
¦ Закрытое акционерное общество «Сладости Востока» ¦
¦ (ЗАО «Сладости Востока») ¦
¦————————————————————————-¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 63 ¦
¦ об утверждении списка должностей сотрудников, имеющих право ¦
¦ использовать корпоративные банковские карты ¦
¦ ¦
¦г. Москва 9 января 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ Утвердить список должностей сотрудников, имеющих право использовать¦
¦неименные корпоративные банковские карты: ¦
¦ ¦
¦ 1) генеральный директор; ¦
¦ 2) коммерческий директор; ¦
¦ 3) главный бухгалтер; ¦
¦ 4) главный инженер; ¦
¦ 5) директор по маркетингу; ¦
¦ 6) начальник департамента снабжения; ¦
¦ 7) менеджер; ¦
¦ 8) аудитор. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Сладкоежка В.П. Сладкоежка¦
L—————————————————————————

Примечание. Замещение в данном случае — это работа в данной должности.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»
————————————————————————-
Журнал
приема и выдачи корпоративных банковских карт
Дата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.
Дата окончания ведения журнала:

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

Читайте также:  Желтый кошелек что означает

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Приложение N 2
к положению от _______ N __

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).

"Зарплата", 2014, N 4

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

  • разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)");
  • ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее — Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете");
  • прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Примечание. Подробнее о бухучете читайте в следующем номере.

Составляем положение о порядке использования корпоративных карт

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

Примечание. В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
  • порядок действий при утрате карты;
  • виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector